clen]v Joj:yfkg (Records Management) gd:sf/ 6f]n/fh pkfWofo

अभिलेख ब्यवस्थापनको महत्व ?

ब्यबस्थित अभिलेखको विधी

k|:t'tLs/0f M clen]v s] xf] < clen]v Aoj:yfkg eg]sf] s] xf] < clen]v Aoj:yfkgsf p2]Zox? clen]v Aoj:yfkgsf] dxTj clen]v Aoj:yfkgsf ljBdfg k|d'v k4tLx? clen]v Aoj:yfkgsf laz]iftf clen]v Aoj:yfkg rs| clen]vsf k|sf/x? ;/sf/L sfuhft w'Nofpg] ;DaGwL lgod,@)@& sf k|jfwfgx? g]kfnsf] clen]v Aoj:yfkgdf /x]sf ;d:ofx? clen]v Aoj:yfkgdf ug'{kg]{ ;'wf/x? .

clen]v - Records _ zflAbs ?kdf clen]v eg]sf] To; k|sf/sf] lnlvt b:tfj]h, n]vf]6 ul/Psf] sfuh, 6fOk, d'b|0f jf sDKo"6/af6 lk|G6 lgsflnPsf] lnvt jf k|dfl0ft ;fdu|L xf] h;nfO{ lglZrt k|of]hgsf] nflu clwsf/ k|fKt clwsf/Låf/f tof/ kf/L k|df0f jf ;"rgfsf] nflu cflwsf/Ls lgsfodf ;'/lIft;fy /flvPsf] x'G5 .

g]kfnL zAbsf]zdf pNn]v ul/Pcg';f/ n]vf, k|df0f, wft' jf k|:t/df s'FlbPsf], lr/sfn;Dd /xg] ul/ dxTjk"0f{ ljifosf] lrgf/L lbg] n]vf, clelnlvt k|df0f, k|dfl0fs n]vf egL clen]vsf] cy{ ul/Psf] 5 .

clen]v Joj:yfkg s'g} klg ;+3, ;+u7g, ;+:yf jf sfof{nodf cflwsf/Ls ?kdf cfkm} ;[hgf ul/Psf jf sfo{ ljz]ifsf] ;Gbe{df cGo lgsfoaf6 k|fKt x'g cfPsf lnvt sfuhftx?nfO{ lt sfuhft jf b:tfj]hx?sf] dxTj, k|s[lt Pj+d\ lr/sfnko{Gt kg]{ cfjZostfsf] cfwf/df ;'Jojl:yt /fVgsf] nflu s;}n] vf]hL u/]s]f avt k|fKt ug{ rfx]sf] ljifoj:t';+u ;DalGwt sfuhft zL3|, ;xh / ;/n tl/sfn] k|fKt u/L cfjZostf cg';f/ k|of]udf Nofpg ;lsg] ul/ Jojl:yt, j}1flgs Pj+d\ ;'/lIft /fVg] k4ltnfO{ clen]v Joj:yfkg (records management) elgG5 .

o;/L clen]v Joj:yfkgcGtu{t k|To]s sfof{non] lnvtsf] ;[hgf ug]{, ;'/lIft /fVg], k|of]udf Nofpg], x:tfGt/0f ug]{ tyf cfjZostf adf]lhd w'''Nofpg] ;Ddsf lqmofsnfkx?sf] ;'Jojl:yt tl/sfn] Joj:yfkg ug{{ ckgfpgkg]{ ;Dk"0f{ sfdsf] ;dli6ut ?k kg{ cfpF5 .

g]kfndf clen]v Joj:yfkg ;/sf/n] ;+rfng u/]sf lqmofsnfkx? ;Dkfbg ug{ lgdf{)f u/]sf gLlt, ;'rgf clen]v Pj+ tYof+sx?nfO{ Jojl:yt tj/n] e)*f/)f u/L cfjZostf cg";f/ tL clen]vx?sf] k|of]udf ;xhtf x"g] u/L ;+u|x ug]{ sfo{ g} clen]v Joj:yfkg xf] . cfjZos ;'rgfx? Jojl:yt ?kdf /fVg, ;"/lIft x’g]u/L e)*f/)f ug],{ tL ;'rgfx?sf] vf]hL ubf{ jf k|fKt ubf{ >d, ;do / nfutdf sdL cfO{ ;+u&gsf] ;du| pTkfbsTj g} clej[lå x"g] x"+bf dxTjk')f{ &xl/Psf clen]vx?nfO{ ;"/lIft ug"{ h?/L x"G% . ;/sf/@f/f k|bfg ul/g] ;]jfsf] u")ffTdstf k|jå{g ug{, ;]jf ljt/)f Joj:yfnfO{ ;dGoflos jgfpg dxTjk')f{ ;fljt x"g] lnvt, lg)f{o tyf tYof+sx?nfO{ Go'g d'Nodf cfjZostf cg";f/ k|of]u ug{ ;lsg] (+un] ;"/lIft /fVg] sfo{ g} jf:tjdf clen]v Joj:yfkg xf] . Jojl:yt clen]vsf] pkof]uaf^ lg)f{ostf{x?n] &Ls ;dodf &Ls lg)f{o ug{ ;Qm%g\ .

clen]v Joj:yfkgsf p2]Zox? ;/sf/sf] sfdsf] l;nl;nfdf cfjZos kg]{ k|df0f ;"rgf, lnvt, sfdsfh tyf b:tfj]hsf] ;'Jojl:yt / j}1flgs clen]v /fVg] . ldl;n sfdsfh tyf kmfOnx?sf] ljifoqmd, btf{ qmd, k|b]z qmd jf o:t} cGo ;+d]tqmdsf] cfwf/df oyf;Dej sDKo"6/fOh k|0ffnL¢f/f Jojl:yt ug]{ . clen]vnfO ljleGg zLif{sx?df juL{s/0f ug]{, ;do art, :yfg art, ;+:yfsf /x]sf ldl;n sfuhft, lnvt tyf b:tfj]hx?nfO{ 3fd, lr;f], kfgL, wld/f, ls/f cfbLaf6 hf]ufO{ ;'/lIft /fVg] . elaZodf k|df0fsf ?kdf b]vfpg' . ;"rgf, tYof+s nufotsf ljj/)fsf] cBfjlws clen]v /fvL s'g} JolQm jf lgsfon] dfu u/]sf] cj:yfdf sfg'g adf]lhd ;f]sf] gSsn pknAw u/fpg ;lsg] u/L / vf]h]sf] a]nf ;lhn} e]l6g] u/L yGSofpg] . lg0f{o k|lqmofdf ;xof]u k'¥ofpg] .

clen]v Joj:yfkgsf] dxTj vf]hLPsf] avt cfjZos sfuhftsf] pknAw eO ;dosf] art ug{ . Go"gtd ;|f]t ;fwg tyf :yfgsf] ;d'lrt Joj:yfkg ul/ ;fgf] :yfgdf ;d]t w]/} ;fdu|Lx? c6fpg . lg0f{o k|s[ofdf ;xof]u k'¥ofpg . k|df0fsf] nflu cfjZos kg]{ tyf Jojl:yt clen]v k|0ffnL ePdf Pp6f kmfF6jfnf labfdf a:bf klg ;lhn} sfd rnfpg . eljiodf of]hgf th'{df, / sfof{Gjogsf] sfdnfO{ ;/n kfg{ . ;+:yfsf] lgltsf] th'{df, ljZn]if0f, sfof{Gjog / d'Nof+sg ug{ . cflb .

;/sf/L sfo{fnox?df clen]v Joj:yfkg lsg ug"{k%{ < ;'rgf, tYof+s nufotsf ljj/)fx? ;/n ?kn] k|fKt ug{ . ;'rgf tyf clen]vsf] Jojl:yt pkof]u ug{ . tYo / tYof+ssf] cfwf/df lg)f{o ug{ . gLlt lg)f{ox?df Ps?ktf sfod ug{ . b}lgs sfo{ ;+rfngdf ;/ntf Nofpg / sfo{af]em sd ug{ . j]OdfgL, e|i^frf/ / clgoldttf x"g] jf x"g;Sg] ;+efjgf Go'g ug{ . ;do, >d / nfutdf sdL Nofpg . cgfjZos sfuhftnfO{ w"NofO{ sfo{;+rfngdf r":ttf Nofpg cflb .

g]kfndf clen]v Joj:yfkgdf k|of]u eO/x]sf ljBdfg k|d'v k4ltx? M kf]sf tyf kmfOln8 k4lt, -;a}eGbf k"/fgf]_ k|lta]bg k4lt, /lhi6/ k4lt, dfOqmf] lkmNd k4lt, sDKo'6/fOH8 k4lt . cflb .

c;n clen]v Joj:yfkgsf ljz]iftfx? ;/n, :ki^ tyf lskmfotL x"g" . r":t Joj:yfkg k|)ffnL . cfw'lgs k|ljlw Pj+ ;fwgsf] k|of]u . JolQmut ;+:d/)f eGbf ;+u&gfTds ;+:d/)f . clen]v Joj:yfkgdf sd ;do, sd >d / yf]/} dfq k};fsf] pkof]u x’’'g] . sd :yfg cf]u^\g], ;"/lIft Pj+ cg"qmdl)fsfo"Qm . ;do ;dodf w"Nofpg] Joj:yf . cflb .

clen]v Joj:yfkgsf] rqm Cycle of RM Creation Administration /Survey & Use Retention/Transfer Disposal

clen]vsf k|sf/x? -!_ clt dxTjk""0f{ clen]v (Vital records) -@_ dxTjk"0f{ clen]v (Important records) -#_ pkof]uL clen]v -Useful records) -$_ cgfjZos clen]v (Non essential records)

sfuhkq w"Nofpg] ;DaGwL ;fdfGo Joj:yf M -1_ clt dxTk')f{ sfuhftx? MslxNo} w'Nofpg gx"g] sfuhftx? b]zx?larsf gfk gSzf ;DjlGw sfuhftx?, b]zx?ljrsf ;lGw ;Demf}tfx?, ;"/Iff / xftxltof/ ;DalGw sfuhftx?, cflb . -2_ dxTjk')f{ sfuhftx? M lglZrt ;do;Dd /fvL w'NofOg] sfuhftx? &]Ssf, af]nkq, laleGg k|ltj]bg, td;"s, /l;b, ejg lgdf{)fsf] gSzf tyf l*hfO{g / dxTjk')f{ ;DkQL ;fdfg vl/b ljqmL ;DjGwL sfuhftx?, ef}r/x?, e/kfOx? cflb . o:tf sfuhftx?sf] k|of]hg ;lsPsf] ;fdfGotof 10 b]lv 20 aif{ jf cfjZostf cg';f/ ;f] eGbf a(L;Dd /flvG% . -3_ pkof]uL sfuhftx? M lglZrt calw /fvL w"NofOg] sfuhftx? n]vf kl/If)f u/LPsf >]:tf, sfuhft, jLn e/kfO{x?, sd{rf/L kmfO{nx?, lgjf{rg lg)f{o kmfO{n cflb . o:tf sfuhftx?sf] k|of]hg ;lsPsf] ;fdfGotof 1 b]lv 10 jif{;Dd jf cfjZostf cg";f/ ;f] eGbf a(L cjlw;Dd /flvG% .

-4_ ;fdfGo jf cgfjZos sfuhft M lgdGq)ff kq, z'esfdgf sf*{, ;fdfGo ls;Ldsf k/Lkq, jflif{s sfo{qmd -ut_, ut ljutsf k|ult ljj/)f, sd{rf/L ljbf lgj]bg, :d[ltkq cflb o:tf sfuhftx?sf] k|of]hg ;lsPkl% jf ;fdfGotof al(df 1 jif{;Dd /flvG% .

;/sf/L sfuhkq w"Nofpg] ;DaGwL lgodx?, 2027 sf s]xL k|fjwfgx?M

अनुसूची – १ काम तामेल भएको १ एक वर्षपछि धुल्याउने कागजात १. दैनिकदेखि अर्ध वार्षिक प्रतिवेदनहरू । २. नेपाल राजपत्रमा प्रकाशित भइसकेको ऐन, नियम, आदेश, सूचनाको मसौदा प्रतिहरू र सो प्रकाशित गर्ने सम्बन्धमा भएका लेखापढीको कागजात । ३. परिपत्र गर्ने शुरु कार्यालयमा रहने बाहेक उर्दी–सामेल सम्बन्धी परिपत्र ।

४. कर्मचारीको नियुक्ति, विदा सम्बन्धी निवेदन, निकासा र सरुवा–बढुवाको सम्बन्धी पत्रहरू सो कर्मचारी ठेकिएको ठाउ“बाट अन्त सरुवा–बढुवा भएपछि । ५. माइनुट किताब बाहेक बैठक बस्ने सम्बन्धी कागजात । ६. कर्मचारीहरूको सापटी, किस्ताबन्दी, दैनिक भत्ता, भ्रमण भत्ता र निजहरूलाई सम्मेलन, सेमिनार, अध्ययन तालिम आदिमा पठाएको सम्बन्धी लेखा, लेखापरीक्षण गराउन पर्ने भए गराई अन्तिम फर फारख भएपछि । ७. दैवी–प्रकोप पीडित सहायता सम्बन्धी कागजात ।

अनुसूची – २ काम तामेल भएको ३ तीन वर्षपछि धुल्याउने कागजात १ नक्सा र डिजाइन सम्बन्धी तथ्याङ्क बाहेक कुनै निर्माण कार्य सम्बन्धी योजना, सम्झौता, ठेक्का पट्टा, अनुदान सम्बन्धी कागजात सो कार्य पूरा भएपछि लेखापरीक्षण गराउनु पर्ने भए गराइ अन्तिम रूपमा फर फारख भएपछि र लेखापरीक्षण गराउनु नपर्नेमा सम्बन्धित कार्य पूरा भएपछि । २. स्थानीय निकायको सङ्ख्या थप–घट गर्ने विषय सम्बन्धी कागजात । ३. अरू लेखा सम्बन्धी कागजात लेखापरीक्षण गराउनु पर्ने भए गराइ अन्तिम फर फारख भएपछि

अनुसूची – ३ काम तामेल भएको ५ पाच वर्षपछि धुल्याउने कागजात १. विदेशी राष्ट्रमा सरकारी स्तरबाट पठाइने वधाई, शुभकामना र समवेदना सन्देशहरू । २. हाजिरी विदाको रिकर्ड राखी कर्मचारीको हाजिर फाराम । ३. कुनै योजना वा स्वशासित संस्थाको प्रगति प्रतिवेदन । ४. साधारण जानकारीका लागि आएका परिपत्र वा बोधार्थपत्र । ५. कर्मचारीको नोकरी विवरण र गोप्य प्रतिवेदन कर्मचारीको सेवा छुटेको ५ वर्ष पुगेपछि ।

अनुसूची – ४ काम तामेल भएको १० दश वर्षपछि धुल्याउने कागजात १ वार्षिक प्रतिवेदन । २. हातहतियार विदेश लाने वा विदेशबाट ल्याउने इजाजतपत्र सम्बन्धी कागजात । ३. मित्र राष्ट्रका प्रतिनिधिहरूको भ्रमण सम्बन्धी कागजात । ४. कर्मचारीको दरबन्दी आदेश । ५. सार्वजनिक रूपमा प्रकाशित नहुने समय समयको अधिकार प्रत्यायोजन सम्बन्धी अख्तियारी ।

अनुसूची – ५ काम तामेल भएको २० बीस वर्षपछि धुल्याउने कागजात १. राहदानी सम्बन्धी मूल किताब र राहदानी सम्बन्धी दरखास्त र अरू भित्री पत्र । २. सरकारी वा गैर सरकारी अड्डा, अदालत वा उद्योग धन्दा व्यापार र व्यवसाय वा अन्य कुनै खास कार्यका सम्बन्धमा विस्तृत अध्ययन गरी तथ्याङ्क र सुझाव सहित नेपाल सरकार समक्ष आएको प्रतिवेदन । ३. निर्माण सम्बन्धी मेजरमेण्ट बूक सो निर्माण कार्य पूरा भएपछि ४. कर्मचारीलाई चुनाव लड्न, व्यापार वा व्यवसाय गर्न स्वीकृति दिने सम्बन्धी कागजात ।

अनुसूची – ६ कहिल्यै नधुल्याउने कागजात १. लालमोहर लागेको कागजात । २. तत्काल कायम रहेको राष्ट्रप्रमुखको हैसियतमा काम गर्ने पदाधिकारीबाट हस्ताक्षर भएको कागजात । ३. विदेशी राष्ट्रहरू, अन्तर्राष्ट्रिय संस्था वा अन्य विदेशी संस्थासग भएको सन्धी, सम्झौता र तत्सम्बन्धी लेखापढी भएको महत्वपूर्ण कागजात । ४. नेपालको समय समयको नक्सा । ५. देशको सीमाना सम्बन्धी लेखापढी भएको कागजात । ६. नेपालको र विदेशी राष्ट्रका प्रतिनिधिहरूको संयुक्त विज्ञप्ति ७. सम्बन्धित मन्त्रालयमा रहने मन्त्रिपरिषद्को निर्णयको मूल प्रति । ८. देशको शान्ति–सुरक्षा सम्बन्धी महत्वपूर्ण कागजात ।

९. अमुद्रित ऐन, सवाल, सदन, खड्ग निशाना । १० ९. अमुद्रित ऐन, सवाल, सदन, खड्ग निशाना । १०. चल वा अचल सम्पत्तिका हकदैया दर्शाउने कागजात ११. नापी नक्साको कागजात । १२. कर्मचारीको सिटरोल । १३. नेपाल सरकार वादी वा प्रतिवादी भएको मुद्दामा वा नेपाल सरकारलाई सरोकार भएको मुद्दामा अधिकार प्राप्त अड्डा वा अदालतबाट भएको अन्तिम फैसला वा अन्तिम आदेश । १४. कार्यालय प्रमुखले उचित सम्झेका अरु कागजात । १५. नागरिकता र नागरिकहरूको मुद्दा सम्बन्धी विषयमा विदेशी राष्ट्रहरूसग भएको लेखापढीको कागजात । १६. आयोगको प्रतिवेदन ।

g]kfnsf ;/sf/L sfof{nox?df clen]v Joj:yfkgdf ljBdfg ;d:ofx? g]kfnsf] ;fj{hlgs k|zf;gdf clen]v Aoj:yfkg sdhf]/ 5 . s]lx aif{k"j{ ul/Psf] Ps cWoogsf cg';f/ ;/sf/L sfof{nox?n] cfkm"nfO rfxLg] eGbf &) k|ltzt al9 lnvt hDdf u/]/ /fV5g\ . s/La (% k|ltzt lnvtx? # aif{eGbf sd calwsf nflu dfq dxTjk"0f{ x'G5g\ . s/La !) k|ltzt lnvt bL3{sfnLg dxTjsf x'G5g\ / sfof{nosf] @% k|ltzt eGbf al9 7fFp bf]xf]/Lg] lnvtx?n] cf]u6]sf] kfOG5 . dxTk"0f{ lnvtx? cgfjZos lnvtsf] y'k|f]df x/fPsf] cj:yf 5 eGg] tYo phfu/ u/LPsf] lyof] . t/ xfn ;"rgf k|ljwLsf] k|of]un] cj:yfdf ;'wf/ x'b} uPsf] 5 dfnkf]t, lhNnf k|zf;g nufotsf c8\8fx? sDKo"6/Ls[t ePsf 5g\ .

-!_ ;"rgf tyf clen]vx? n'sfpg] / xf]N8 ug]{ k|a[lQ 5\, -@_ cJojl:yt ?kdf kf]sf] kf/]/ /fVg] k|rngn] ubf{ clen]vx? e]l6b}gg\ , -#_ pko'Qm ef}lts kjf{wf/-sf]7f, b/fh, kmlg{r/ _ / bIf dfgj>f]tsf] sld, -$_ b'?:t / cBfjlws btf{, n]vf, a]?h', lhG;L lstfa g/flvg] k|a[QL, -%_ k'/fgf] ldl;n sfuhft w'Nofpg]tkm{ k|of; sld ePsf], -^_ Computer record system cjnDagsf] sld, -&_ Wfld/f / ls/faf6 dxTjk"0f{ sfuhft gi6 x'g] u/]sf], -*_ clen]v Joa:yfkgnfO{ sd dxTj lbg] u/]sf] , -(_ tflnd / clen]v lzIffsf] cefj . -!)_ cGt/fli6o dGrx?df ;"rgfsf] cefjsf sf/0f xfd|f] k|ltlgwLTj sdhf]/ x'g] u/]sf], -!!_ sltko cj:yfdf ;lx ;"rgf lagf ul/Psf sfo{x?n] unt glthf l;h{gf u/]sf 5g\ . cfbL .

clen]v Joj:yfkgdf ug'{kg]{ ;'wf/x? -!_ Computerised system cjnDag ug'{kg]{ . -@_ clen]v Aoa:yfkgdf ;+nUg sd{rf/Lx?sf] Ifdtf lasf; ug'{kg]{{, Pj+ lgodfg';f/ w'Nofpg] sfo{nfO k|f]T;fxg, k|fyldstf lbg'kg]{ . -#_ clen]vsf] Aoj:yfkgnfO k'/:sf/ / b08 k|0ffnL;u cfj4 ug{'kg]{ . -$_ sfo{ k|s[lt / ljifo k|s[ltcg';f/ /+u, lrGx jf o:t} s]xL ;+s]tsf] k|of]u ug'{kg]{ -%_ ;fna;fnL / ljifout cfwf/df 5'6\ofO{ clen]vnfO /fVg'kg]{ . -^_ Jojl:yt btf{ k|0ffnLsf] cjnDag ug'{kg]{ . -&_ ld;Ln cGoq uPsf] cBfjlws /]s8{ /fVg'kg]{ . -*_ xfjf / k|sfz cfpg] pko'Q{m sf]7f, b/fhsf] Joj:yf ldnfO clen]vsf] ;'/Iff ug'{kg]{{ . -(_ juL{s/0f tyf k|fyldstfqmd lgwf{/0f ug'{kg]{ . cfbL .  

s'g} lh1f;f <

w}o{tfsf nflu wGojfb ...